Smlouvu můžeme dle právní úpravy uzavřít jakoukoliv formou. Z pohledu právní jistoty je ale samozřejmě nejbezpečnější forma písemná, ať už zhmotněná na papíře, nebo v elektronické podobě. V praxi nicméně stále dostatečná důvěra k elektronickému uzavírání smluv nepanuje. Pramení to především ze skutečnosti, že laická veřejnost (a bohužel občas i veřejnost odborná) platnost uzavírání smluv elektronickou formou zpochybňuje, případně poukazuje na nezbytnost složitého dokazování platnosti smlouvy v soudním řízení. Jsou však tyto obavy v případě užívání elektronických podpisů oprávněné?
Obecné požadavky na písemné právní jednání
Co se rozumí písemnou formou, není právními předpisy výslovně stanoveno. Obecně však platí, že písemnost může mít formu listinnou, ale i elektronickou. Lze si ostatně jen stěží představit, že by v dnešních podmínkách bylo potřeba každou písemnost vyhotovovat pouze vlastnoručně na listině, aniž by ji bylo možné sepsat prostřednictvím počítače, tabletu, mobilu nebo dalších elektronických zařízení. Jako naprosto absurdní by se pak jevil stav, kdy bychom mohli dokument elektronickými prostředky sice sepsat, ale musel by být následně vytištěn.
Občanský zákoník však v případě písemné formy stanoví, že k platnosti právního jednání (například právě uzavírání smlouvy) učiněného v písemné formě se vyžaduje podpis jednající osoby. Tento podpis může být nahrazen mechanickými prostředky, chcete-li, může být elektronicky podepsán. Jak lze dokument elektronicky podepsat a jaké náležitosti musí případný elektronický podpis naplnit, upravuje zvláštní předpis společně s evropskou legislativou v podobě tzv. nařízení eIDAS. Pokud do těchto předpisů nahlédneme, zjistíme, že k platnosti právního jednání učiněného v písemné formě dostačuje připojení i té nejzákladnější formy elektronického podpisu, tzv. podpisu prostého. I tento podpis má totiž stejné právní účinky jako podpis vlastnoruční. Může se tedy jednat například o pouhé uvedení jména a příjmení v hlavičce e-mailu nebo i naskenování vlastnoručního podpisu a jeho připojení k zasílanému dokumentu.
Uzavírat písemné smlouvy elektronicky tedy právní úprava výslovně umožňuje. Pokud navíc k dokumentu připojíme alespoň prostý elektronický podpis, neměl by být nikdo úspěšný, když by chtěl platnost takto uzavřené smlouvy z pohledu její elektronické formy rozporovat. Výše uvedené obavy o platnost smluv uzavíraných elektronicky s připojeným elektronickým podpisem jsou proto dle mého názoru neopodstatněné a právně nepodložené.
Ani platně uzavřená smlouva ale nemusí u případného soudního řízení obstát. Problém může nastat při prokazování, že smlouva skutečně byla uzavřena. Při užití elektronických podpisů toto riziko existuje především u podpisů prostých. U těchto podpisů totiž není žádným způsobem ověřována identita podepisujících osob, jako je tomu v případě podpisů zaručených, ba dokonce podpisů uznávaných či kvalifikovaných.
Důkazní problémy prostých elektronických podpisů
Uvedli jsme si, že v případě uzavření smlouvy elektronickou formou s připojením elektronického podpisu jakékoliv formy je smlouva z pohledu požadavku na písemnou formu platná. Pokud však byla smlouva podepsána elektronickým podpisem zajišťujícím nižší záruky při identifikaci podepisujícího, zejména pak podpisem prostým, mohou v praxi vznikat problémy s dokazováním pravosti připojeného podpisu.
Dle právní úpravy občanského zákoníku platí, že je na každém, kdo se dovolává soukromoprávní listiny, aby dokázal její pravost a správnost. Při potencionálních sporech bude mít proto povinnost prokázat, že smlouvu skutečně elektronicky podepsala konkrétní osoba, ten, kdo se bude plnění ze smlouvy dovolávat.
V případě uzavírání smluv elektronickou formou je proto nezbytné brát vždy v potaz možnost ověřitelnosti elektronického podpisu a volit takovou jeho formu, která bude při zvážení všech okolností a zamýšleného účelu vyrovnávat rizika případného sporu.
U prostého elektronického podpisu bude prokázání, že jej připojila ta osoba, k níž se podpis hlásí, zpravidla samotným podpisem problematické. Prostý elektronický podpis totiž neumožňuje zjistit následnou změnu podepisovaného dokumentu, jako je tomu v případě podpisů s vyšší důvěryhodností. To však neznamená, že by byl elektronický podpis zcela nedůvěryhodný či nepoužitelný. Jeho výhody spočívají především v jednoduchosti a nízkých transakčních nákladech. I prosté podpisy lze proto využívat například u méně významných transakcí či smluv založených na dlouhodobých obchodních vztazích. V případě sporu je ale vždy potřeba soudu doložit další relevantní argumenty, kterými se platnost přiloženého prostého elektronického podpisu prokáže. Velmi důležitou roli bude také hrát praxe stran. Pokud je uzavření smlouvy výsledkem dlouhodobé, opakované komunikace se stálým obchodním partnerem, je náhlé zpochybňování této komunikace poměrně obtížné. Pokud by ale smlouva byla uzavřena v rozporu s dosavadní praxí s využitím neznámé e-mailové schránky, důkazní situace bude výrazně složitější.
Důkazní prostředky při užití prostého elektronického podpisu
V případě dokládání důkazních prostředků při sporu o platnost smlouvy právní řád meze neklade. Zpravidla se bude jednat o komunikaci smluvních stran před uzavřením smlouvy, listiny prokazující její plnění smluvními stranami (bankovní výpisy, dodejky), výslovné potvrzení uzavření smlouvy v e-mailové komunikaci a podobně. Soudy zcela běžně s e-maily jako s důkazními prostředky pracují. Pokud ale bude protistrana zpochybňovat, že e-mail skutečně odeslala, může dojít na zpracování složitých znaleckých posudků či například ověřování IP adres.
K prokázání pravosti podpisu může rovněž sloužit využití elektronických systémů, provádějí-li záznamy tzv. systematicky a posloupně a jsou-li chráněny proti změnám. Takové systémy však nejsou zcela jistě, zejména pak u menších podnikatelů či fyzických osob, standardem. Pro tyto potřeby lze využít specializovaných služeb třetích osob (mimo jiné Software602), které uzavření smlouvy zprostředkují a pro potřeby soudního sporu obě smluvní strany dostatečně identifikují pomocí svých aplikací.
Závěr
Elektronické uzavírání smluv nabízí rychlý a efektivní způsob komunikace na dálku, ke kterému si však v našich podmínkách veřejnost dosud nenašla cestu do té míry, aby se hojně a bez obav využíval. Důvodem může být novost a s tím i spojená určitá nejasnost právní úpravy, zejména s ohledem na nedostatek rozhodovací soudní praxe. Jsem však přesvědčen, že náš právní řád už je na způsob této komunikace připraven a s ohledem na nesporné výhody elektronického právního jednání je jen otázkou času, než obavy z jejího užívání opadnou.
Smlouvu můžeme dle právní úpravy uzavřít jakoukoliv formou. Z pohledu právní jistoty je ale samozřejmě nejbezpečnější forma písemná, ať už zhmotněná na papíře, nebo v elektronické podobě. V praxi nicméně stále dostatečná důvěra k elektronickému uzavírání smluv nepanuje. Pramení to především ze skutečnosti, že laická veřejnost (a bohužel občas i veřejnost odborná) platnost uzavírání smluv elektronickou formou zpochybňuje, případně poukazuje na nezbytnost složitého dokazování platnosti smlouvy v soudním řízení. Jsou však tyto obavy v případě užívání elektronických podpisů oprávněné?
Obecné požadavky na písemné právní jednání
Co se rozumí písemnou formou, není právními předpisy výslovně stanoveno. Obecně však platí, že písemnost může mít formu listinnou, ale i elektronickou. Lze si ostatně jen stěží představit, že by v dnešních podmínkách bylo potřeba každou písemnost vyhotovovat pouze vlastnoručně na listině, aniž by ji bylo možné sepsat prostřednictvím počítače, tabletu, mobilu nebo dalších elektronických zařízení. Jako naprosto absurdní by se pak jevil stav, kdy bychom mohli dokument elektronickými prostředky sice sepsat, ale musel by být následně vytištěn.
Občanský zákoník však v případě písemné formy stanoví, že k platnosti právního jednání (například právě uzavírání smlouvy) učiněného v písemné formě se vyžaduje podpis jednající osoby. Tento podpis může být nahrazen mechanickými prostředky, chcete-li, může být elektronicky podepsán. Jak lze dokument elektronicky podepsat a jaké náležitosti musí případný elektronický podpis naplnit, upravuje zvláštní předpis společně s evropskou legislativou v podobě tzv. nařízení eIDAS. Pokud do těchto předpisů nahlédneme, zjistíme, že k platnosti právního jednání učiněného v písemné formě dostačuje připojení i té nejzákladnější formy elektronického podpisu, tzv. podpisu prostého. I tento podpis má totiž stejné právní účinky jako podpis vlastnoruční. Může se tedy jednat například o pouhé uvedení jména a příjmení v hlavičce e-mailu nebo i naskenování vlastnoručního podpisu a jeho připojení k zasílanému dokumentu.
Uzavírat písemné smlouvy elektronicky tedy právní úprava výslovně umožňuje. Pokud navíc k dokumentu připojíme alespoň prostý elektronický podpis, neměl by být nikdo úspěšný, když by chtěl platnost takto uzavřené smlouvy z pohledu její elektronické formy rozporovat. Výše uvedené obavy o platnost smluv uzavíraných elektronicky s připojeným elektronickým podpisem jsou proto dle mého názoru neopodstatněné a právně nepodložené.
Ani platně uzavřená smlouva ale nemusí u případného soudního řízení obstát. Problém může nastat při prokazování, že smlouva skutečně byla uzavřena. Při užití elektronických podpisů toto riziko existuje především u podpisů prostých. U těchto podpisů totiž není žádným způsobem ověřována identita podepisujících osob, jako je tomu v případě podpisů zaručených, ba dokonce podpisů uznávaných či kvalifikovaných.
Důkazní problémy prostých elektronických podpisů
Uvedli jsme si, že v případě uzavření smlouvy elektronickou formou s připojením elektronického podpisu jakékoliv formy je smlouva z pohledu požadavku na písemnou formu platná. Pokud však byla smlouva podepsána elektronickým podpisem zajišťujícím nižší záruky při identifikaci podepisujícího, zejména pak podpisem prostým, mohou v praxi vznikat problémy s dokazováním pravosti připojeného podpisu.
Dle právní úpravy občanského zákoníku platí, že je na každém, kdo se dovolává soukromoprávní listiny, aby dokázal její pravost a správnost. Při potencionálních sporech bude mít proto povinnost prokázat, že smlouvu skutečně elektronicky podepsala konkrétní osoba, ten, kdo se bude plnění ze smlouvy dovolávat.
V případě uzavírání smluv elektronickou formou je proto nezbytné brát vždy v potaz možnost ověřitelnosti elektronického podpisu a volit takovou jeho formu, která bude při zvážení všech okolností a zamýšleného účelu vyrovnávat rizika případného sporu.
U prostého elektronického podpisu bude prokázání, že jej připojila ta osoba, k níž se podpis hlásí, zpravidla samotným podpisem problematické. Prostý elektronický podpis totiž neumožňuje zjistit následnou změnu podepisovaného dokumentu, jako je tomu v případě podpisů s vyšší důvěryhodností. To však neznamená, že by byl elektronický podpis zcela nedůvěryhodný či nepoužitelný. Jeho výhody spočívají především v jednoduchosti a nízkých transakčních nákladech. I prosté podpisy lze proto využívat například u méně významných transakcí či smluv založených na dlouhodobých obchodních vztazích. V případě sporu je ale vždy potřeba soudu doložit další relevantní argumenty, kterými se platnost přiloženého prostého elektronického podpisu prokáže. Velmi důležitou roli bude také hrát praxe stran. Pokud je uzavření smlouvy výsledkem dlouhodobé, opakované komunikace se stálým obchodním partnerem, je náhlé zpochybňování této komunikace poměrně obtížné. Pokud by ale smlouva byla uzavřena v rozporu s dosavadní praxí s využitím neznámé e-mailové schránky, důkazní situace bude výrazně složitější.
Důkazní prostředky při užití prostého elektronického podpisu
V případě dokládání důkazních prostředků při sporu o platnost smlouvy právní řád meze neklade. Zpravidla se bude jednat o komunikaci smluvních stran před uzavřením smlouvy, listiny prokazující její plnění smluvními stranami (bankovní výpisy, dodejky), výslovné potvrzení uzavření smlouvy v e-mailové komunikaci a podobně. Soudy zcela běžně s e-maily jako s důkazními prostředky pracují. Pokud ale bude protistrana zpochybňovat, že e-mail skutečně odeslala, může dojít na zpracování složitých znaleckých posudků či například ověřování IP adres.
K prokázání pravosti podpisu může rovněž sloužit využití elektronických systémů, provádějí-li záznamy tzv. systematicky a posloupně a jsou-li chráněny proti změnám. Takové systémy však nejsou zcela jistě, zejména pak u menších podnikatelů či fyzických osob, standardem. Pro tyto potřeby lze využít specializovaných služeb třetích osob (mimo jiné Software602), které uzavření smlouvy zprostředkují a pro potřeby soudního sporu obě smluvní strany dostatečně identifikují pomocí svých aplikací.
Závěr
Elektronické uzavírání smluv nabízí rychlý a efektivní způsob komunikace na dálku, ke kterému si však v našich podmínkách veřejnost dosud nenašla cestu do té míry, aby se hojně a bez obav využíval. Důvodem může být novost a s tím i spojená určitá nejasnost právní úpravy, zejména s ohledem na nedostatek rozhodovací soudní praxe. Jsem však přesvědčen, že náš právní řád už je na způsob této komunikace připraven a s ohledem na nesporné výhody elektronického právního jednání je jen otázkou času, než obavy z jejího užívání opadnou.
