Stále větším trendem v oblasti lidského života se stává přesun do digitálního online prostředí, a to nejen v případě života soukromého, ale především při podnikání. Podnikatelé si čím dál tím více uvědomují, že se bez moderních informačních technologií při rozvoji své podnikatelské činnosti zkrátka neobejdou. Tato potřeba pak nabývá na významu v posledních měsících, kdy přijatá protiepidemická opatření značně omezují možnosti osobního kontaktu a volí se vhodné způsoby komunikace a doručování dokumentů na dálku. Praktickým, rychlým a také levným řešením se nabízí využití elektronických prostředků, ke kterým však v českém právním prostředí dosud panuje nedostatečná důvěra pramenící především z nedostatku právní jistoty.
Zcela specifickou oblastí je elektronické doručování pracovněprávních dokumentů dle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, který obsahuje v našem právním řádu naprosto ojedinělá pravidla pro vzájemnou elektronickou komunikaci mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem.
Zákoník práce předpokládá u důležitých písemností týkajících se pracovněprávního vztahu jejich doručování písemně do vlastních rukou. Jedná se o písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance, důležité písemnosti týkající se odměňování (mzdový nebo platový výměr) a záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce.[1] Písemně do vlastních rukou je možné doručovat i elektronicky.
Rozhodne-li se zaměstnavatel pro elektronickou formu, musí si v první řadě uvědomit, že zákoník práce rozlišuje dvě různé formy elektronického doručování do vlastních rukou a pro každou z nich platí zvláštní pravidla. Konkrétně je možné doručovat:
- prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací – tedy typicky e-mailem, případně prostřednictvím nějakého interního systému,
- prostřednictvím datových schránek.
Doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací
Takový způsob doručování lze použít výlučně za předpokladu, že:
- s tím zaměstnanec výslovně písemně souhlasil[2] a současně
- poskytl zaměstnavateli svou elektronickou adresu pro doručování.
Zasílané písemnosti zároveň:
- musí být ze strany zaměstnavatele podepsány tzv. uznávaným elektronickým podpisem a
- zaměstnanec jejich přijetí musí nejpozději do tří dnů od jejich odeslání datovou zprávou rovněž opatřenou uznávaným elektronickým podpisem potvrdit.
K poslední podmínce je na místě upozornit na možná trochu matoucí pojem „datová zpráva“. Datovou zprávou se rozumí, jednoduše řečeno, elektronicky zasílaný soubor dat, tedy typicky opět e-mail. Datová zpráva tedy nemusí být posílána pouze z datové schránky – jde o širší pojem.
Ale zpátky k výše uvedeným podmínkám elektronického doručování. Největším „kamenem úrazu“ je podmínka potvrzení přijetí písemnosti zaměstnancem. Ten totiž nemá žádnou povinnost něco takového udělat. V případě, že zaměstnanec převzetí písemnosti nepotvrdí, potvrzení nebude obsahovat uznávaný elektronický podpis nebo převzetí písemnosti potvrdí pozdě, bude doručení písemnosti neúčinné. Jinými slovy, jako by se tak nikdy nestalo. Nejen, že tak zaměstnanec může doručení kdykoliv zabránit, ale může jej snadno zmařit i omylem, ačkoliv třeba písemnost přijmout chce.
Druhým významným problémem je bezesporu nutnost vlastnit uznávaný elektronickým podpis. Co to pro běžného člověka znamená? Zjednodušeně to, že si uznávaný elektronický podpis musí nejprve obstarat u tzv. certifikační autority (typicky na poště), přičemž ceny takového podpisu se pohybují v řádu několika stovek korun. Lze si jen stěží představit, že by bylo mezi zaměstnanci vlastnictví uznávaného elektronického podpisu tak rozšířené, aby mohl být tento způsob komunikace využitelný v širším měřítku. Přitom by stačilo, aby bylo slovo „uznávaný“ v textu zákona odstraněno nebo alespoň nahrazeno slovem „zaručený“ a možnosti komunikace by byly zcela jiné.
Speciální úprava elektronického doručování dle zákoníku práce platí nejen pro zaměstnavatele, ale také pro zaměstnance doručující písemnosti určené zaměstnavateli. V případě, že s tím zaměstnavatel souhlasí (zde již na rozdíl od doručování zaměstnanci zákoník práce nepředpokládá souhlas výslovný), může zaměstnanec doručit písemnost zaměstnavateli také elektronicky na adresu, kterou mu pro tento účel zaměstnavatel oznámil. I pro zaměstnance však platí, že písemnost musí zaměstnanec podepsat svým uznávaným elektronickým podpisem a její doručení je nezbytné ze strany zaměstnavatele do tří dnů kvalifikovaně potvrdit (tj. datovou zprávou opatřenou uznávaným elektronickým podpisem, nebo uznávanou elektronickou pečetí).
Z uvedeného je zjevné, že zákon elektronické doručování písemností v pracovněprávních vztazích sice výslovně předpokládá, zároveň ale pro něj klade tolik těžce splnitelných podmínek, že jeho plošné využití v praxi fakticky vylučuje.
Doručování prostřednictvím datových schránek
Pokud se zaměstnavatel rozhodne pro doručování písemností zaměstnanci prostřednictvím datové schránky, je situace vzhledem k zvláštním pravidlům výrazně jednodušší. Tedy samozřejmě za předpokladu, že zaměstnanec má datovou schránku zřízenou.
Pak je jedinou podmínkou takového doručování předchozí písemný souhlas zaměstnance. Odpadá nutnost potvrzování přijetí i využití uznávaného elektronického podpisu. Dokonce platí fikce doručení takto zasílané písemnosti, pokud se zaměstnanec do datové schránky nepřihlásí ve lhůtě 10 dnů od dodání písemnosti.
Co dál?
Zastaralost a rigidnost právní úpravy elektronického doručování dle zákoníku práce nereflektuje aktuální společenské požadavky a po její úpravě je nejen v odborné veřejnosti často voláno. V březnu 2021 byla proto projednávána novela zákoníku práce[3], která výše nastíněné problémy odstraňovala a elektronické doručování důležitých pracovněprávních písemností značně zjednodušovala. Byť ustanovení této novely měnící zákoník práce nebyla nakonec přijata, návrhy změn v ní uvedené lze považovat přinejmenším za pozitivní, nastavující možnou cestu legislativních změn v budoucnu.
Dle zmiňovaného návrhu novely zákoníku práce měla být zrušena povinnost opatřovat nadále písemnosti uvedené v ustanovení § 334 zákoníku práce uznávaným elektronickým podpisem, když slovo „uznávaný“ bylo z textu zákona vypouštěno. Důsledkem této změny by byla možnost podepisovat písemnosti pouze tzv. prostým elektronickým podpisem (napsání jména v emailové zprávě, vložení obrázku s naskenovaným vlastnoručním podpisem apod.).
Současně měla odpadnout povinnost udělení výslovného písemného souhlasu zaměstnancem s tímto způsobem doručování. Dle nové úpravy by pak platilo, že prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit prostřednictvím datové schránky, kterou mu zaměstnanec za účelem doručování sdělil, ale také jiným způsobem dohodnutým se zaměstnancem. Obdobná úprava by měla platit také v případě komunikace v opačném směru, tedy i u písemností adresovaných zaměstnancem zaměstnavateli.
V neposlední řadě měla být zrušena povinnost vystavovat tzv. elektronickou doručenku, tedy potvrzení o převzetí písemnosti. Písemnost doručovaná elektronicky by pak byla dle návrhu doručena dnem, kdy by se zaměstnanec s obsahem písemnosti seznámil. Jestliže by se zaměstnanec neseznámil s písemností ve lhůtě 10 dnů ode dne jejího dodání, považovala by se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty.
Jak je z výše uvedeného patrné, připravovaná změna zákoníku práce umožňovala důležité písemnosti doručovat moderně a podle aktuálních společenských potřeb. Odhlédneme-li od možných komplikací, které tyto změny s sebou přinášejí (jako je například prokazovaní převzetí písemností zaměstnancem a tím stanovení přesného data jejího doručení), lze přijaté návrhy považovat za rozumné.
Byť novela nakonec schválena nebyla, určitou naději ke zlepšení aktuálního stavu nám přináší usnesení Poslanecké sněmovny Parlamentu České republiky č. 1557 ze dne 5. března 2021. Tímto usnesením bylo Ministerstvo práce a sociálních věcí a vláda vyzváni, aby se problematikou dále zabývaly. Měla by být vytvořena pracovní skupina odborníků, díky které bychom se měli dočkat nového návrhu novely zákoníku práce do 31. prosince 2021. S ohledem na nutnou potřebu úpravy pracovněprávních vztahů elektronicky v důsledku probíhající pandemie se však domnívám, že řešení této otázky ze strany zákonodárců přichází již „s křížkem po funuse“. Zaměstnavatelům tak nezbývá, než mezi zaměstnanci šířit osvětu ohledně výhod pořízení datové schránky, anebo si ještě nějakou dobu počkat na výsledek legislativního procesu v této oblasti.
AKTUALIZACE k 27.7.2023: Aktuální novela zákoníku práce konečně mění věci k lepšímu. Více se dočtete v našem příspěvku here.
[1] Viz ustanovení § 334 odst. 1 zákoníku práce.
[2] Zaměstnanec je oprávněn svůj dříve udělený souhlas kdykoli bez udání důvodu odvolat.
[3] Viz sněmovní tisk č. 756/5 Pozměňovací a jiné návrhy k vládnímu návrhu zákona, kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci.
(Photo by Scott Graham on Unsplash)
