Jak to je nyní?
Všechny důležité pracovněprávní dokumenty, týkající se vzniku, změn nebo skončení pracovního poměru (dikcí zákona „písemnosti“) mají speciální zákonný režim doručování
- jde např. o pracovní smlouvu, DPP a DPČ, dodatky k nim, mzdový výměr, výpověď apod.
Zaměstnavatel je povinen písemnosti doručovat primárně na pracovišti do vlastních rukou, tj. v papírové podobě
Pokud chce dnes zaměstnavatel platně elektronicky doručit písemnost zaměstnanci, musí být splněny 3 podmínky:
- zaměstnanec k tomu musí předem udělit písemný souhlas a poskytnout adresu pro doručování
- zaměstnavatel musí písemnost podepsat uznávaným elektronickým podpisem
- zaměstnanec musí přijetí písemnosti potvrdit do tří dnů od jejího odeslání, a to zprávou opatřenou uznávaným elektronickým podpisem
V praxi nereálné!
Jak to bude nově fungovat?
- speciální úprava doručování platí jen pro jednostranná ukončení pracovního poměru/dohod a mzdového/platového výměru; ostatní dokumenty lze doručovat bez omezení
- zaměstnavatel si sám vybere způsob doručování písemností
- elektronicky může zaměstnavatel doručovat, pokud s tím zaměstnanec poskytl písemný souhlas a uvedl elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele
- fikce doručení po uplynutí 15 dnů
Co to v praxi znamená?
- pracovní smlouvu i dohody bude možné uzavírat, měnit i ukončovat čistě elektronicky
- elektronicky lze řešit i veškerou další pracovněprávní dokumentaci, jako např. dohody o odpovědnosti zaměstnance, jmenování a odvolávání vedoucích zaměstnanců, výtky při porušování povinností či nově zavedenou dohodu o práci na dálku (home office)
- zaměstnavatel se tak může zbavit nekonečných šanonů a stohů papírů, vše zrychlit i ušetřit nemalé náklady
Na co si dát pozor?
Důležité HR dokumenty budou stále muset mít písemnou formu – tu lze zachovat i elektronicky, ale má to své náležitosti, proto:
- nastavte vhodný postup tak, ať odpovídá Vašemu fungování a potřebám a je zároveň právně bezpečný – naskenované podpisy na smlouvě tady stačit nebudou…
- upravte vnitřní předpisy a vzorové dokumenty tak, ať odpovídají nové realitě
Zajímá Vás víc? Napište nám nebo nás dále sledujte na našem webu nebo sociálních sítích
